SECRETAIRE//BILINGUE

Description: Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d?une direction fonctionnelle ou auprès du chef d?établissement. Organiser pour le chef d?établissement et/ou les directeurs adjoints le traitement et la circulation de l?information, des documents et des communications téléphoniques. MISSIONS PRINCIPALES Accueil physique et téléphonique, Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques, Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Prise de rendez-vous, tenue de l?agenda du chef d?établissement et des directeurs adjoints, Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion, Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, Prises de notes et rédaction de comptes-rendus, Préparation et suivi de dossiers, Reproduction des documents, Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions, Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax) SAVOIR-FAIRE REQUIS Utiliser les outils informatiques, Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, Renseigner les interlocuteurs, S?exprimer aisément vis-à-vis d?interlocuteurs divers et variés, Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d?établissement Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier?) Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES Le responsable du secrétariat de direction, le chef d?établissements, les directeurs fonctionnels, Les responsables des services, les cadres administratifs et/ou cadres de santé, Partenaires (autres directions d?établissements publics) Partenaires sociaux Le personnel de l?établissement pour l?accueil et la transmission d?informations les médecins EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES CONSEILLÉES Bureautique Techniques de secrétariat Techniques d?accueil physique et téléphonique Classement et archivage Communication/relations interprofessionnelles PREREQUIS INDISPENDABLE Connaissance de l?outil informatique et des logiciels de bureautique Connaissance générale de la gestion et organisation  Connaissance détaillée des lois et décrets des instances Brevet professionnel bureautique (niveau IV) Titre professionnel secrétaire assistant(e) (niveau IV) Baccalauréat professionnel gestion-administration