Assistant.e administratif.ve - INSPÉ Bonneuil

Description: Missions L?assistant administratif exécute des actes administratifs et de gestion des salles sur le site départemental de Bonneuil-sur-Marne

Activités principales

Sous l?autorité de la responsable de site 80%

Activités administratives de secrétariat : 
- Assister la responsable du site dans l?ensemble de ses missions
- Assurer le lien avec les différents partenaires
- Concevoir des outils de travail collaboratifs
- Réaliser des présentations numériques en amont des réunions et/ou des conseils de formateurs
- Rédiger des comptes rendus

Activités administratives de gestion des salles : 
- Gérer les salles via le logiciel professionnel dédié ? une formation au logiciel ADE sera mise en place dès la prise de fonction
- Organiser quotidiennement la répartition des salles sur le site de Bonneuil, selon les demandes
- Programmer les écrans numériques d'information présents sur le site
- S?assurer de la mise en place effective des salles de cours en lien avec les services administratifs et techniques du site
- Saisir les emplois du temps des groupes en soutien aux gestionnaires pédagogiques
- Rendre régulièrement compte à la responsable de site départemental de formation du bon déroulement et des dysfonctionnements éventuels constatés dans le cadre de ses missions

Activités additionnelles (20%) :

Sous l?autorité du responsable administratif de composante
- Suivre le tableau de bord Qualiopi* et le compléter (hormis le tableau de bord, la personne recrutée n?aura pas à produire de documents en propre)
- Alimenter le SharePoint dédié à Qualiopi en appui des éléments fournis par les différents interlocuteurs (principalement : scolarité, service communication, service offre de formation, directrice adjointe en charge de l?enseignement, enseignants référents pour chaque parcours)
- Participer aux réunions et groupes de travail sur Qualiopi lorsque celles-ci sont compatibles avec les activités principales
- Rédiger des comptes rendus réguliers de l?avancement du projet

*Qualiopi est un système de management de la qualité dans l?enseignement supérieur qui est en cours de mise en place par l?UPEC. Ce système est essentiellement centré sur la formation continue, mais peut toucher toutes les formations de l?UPEC. L?Inspé fait partie des 3 composantes de l?UPEC qui seront auditées fin 2021.
NB : Les 20% du temps qui sont dédiés à Qualiopi recouvrent les 4 Masters de l?Inspé, pas seulement le MEEF1.

Compétences requises

Connaissances
- Maîtrise de la langue française à l?écrit et à l?oral

Savoir-faire
- Maîtrise des techniques de gestion administrative et des techniques de communication et d?information
- Maîtrise des outils bureautiques et internet : Excel, Word, PowerPoint, messagerie
- Savoir s?adapter rapidement à des modifications liées à de nouvelles procédures techniques et administratives en fonction des orientations de l?établissement et/ou des directives nationales
- S?adapter rapidement aux évolutions du contexte d?exercice

Savoir-être
- Aptitude à communiquer et à rendre compte au quotidien
- Positionnement institutionnel adapté et discrétion professionnelle
- Réactivité, sens des priorités et des urgences, respect des délais, rigueur, organisation, assiduité, polyvalence, sens du service public et du travail en équipe